Come funziona
Quality RE ha realizzato, in uso esclusivo delle agenzie aderenti al progetto, un procedimento di certificazione semplice ed efficace.
Il sistema è snello e di facile adozione, finalizzato all’abbattimento dei costi sostenuti dall’agenzia immobiliare.

Fasi operative:
adesione al servizio qualità
Entro una settimana
vengono fornite user name e password per accedere all’area riservata del sito www.qfiaip.it dove è possibile scaricare tutte le procedure per preparare la struttura alla certificazione; l’agenzia potrà usufruire del servizio di assistenza tecnica, ricevendo chiarimenti e informazioni attraverso il personale specializzato col supporto dalla direzione tecnica.

Entro i primi due mesi
Nel corso dei primi due mesi viene chiesto all’agenzia di valutare periodicamente il grado di preparazione compilando una semplice scheda di autovalutazione.
I principali parametri di riferimento, ai quali l’agenzia viene chiamata a dare una votazione, per una maggiore comprensione, sono raggruppati in due aree:

GESTIONE INTERNA

• Conoscenza delle procedure di sistema
• Pubblicità (identificazione, coerenza, presenza numero servizio consumatori)
• Disponibilità modulistica aggiornata
• Gestione del personale
• Organizzazione ed efficacia dei sistemi informatici
• Invio dei dati necessari per il customer care
• Gestione degli obiettivi di miglioramento e di efficacia

GESTIONE CLIENTI

• Tenuta degli archivi
• Presenza della documentazione minima richiesta per ogni pratica attiva
• Gestione delle attività registrate con i clienti acquirenti
• Gestione delle attività registrate con i clienti venditori
• Corretta archiviazione delle pratiche concluse

Cosa fare per certificarsi
L'agenzia viene chiamata a svolgere un'attività di autovalutazione e nel caso in cui la media del punteggio risultasse in linea con i parametri previsti, la direzione tecnica programmerà la prima visita di consulenza presso  l’agenzia; nel corso dell’incontro il personale dell’agenzia viene guidato nell’approfondimento del sistema qualità e verrà simulata la visita ispettiva periodica dell’ente di certificazione. Il gruppo di consulenti, ritenuto sufficientemente adeguato il livello di preparazione, inserirà quindi l’agenzia nella lista di quelle potenzialmente certificabili.

La certificazione
L’ente certificatore, in totale autonomia, deciderà quali agenzie ispezionare attraverso un sistema casuale di campionamento su tutto il territorio nazionale.

Dopo la certificazione l’agenzia potrà utilizzare:

• Il marchio QFIAIP su tutta la modulistica ed in pubblicità secondo quanto previsto dall’apposito manuale di utilizzo
• Gli appositi strumenti di comunicazione previsti da Quality RE
• Il servizio di customer care e l’ufficio statistica per la propria clientela
• La carta servizi, prevista per le società certificate, da distribuire ai propri clienti

I vantaggi

L’agenzia immobiliare associata a Fiaip, attraverso il "Quality System", ha a disposizione gli strumenti per ottimizzare, rendere più efficiente e redditizia la sua attività affinché possa ottenere e gestire la certificazione senza distrarre le risorse umane dalla normale attività.
A scopo esemplificativo elenchiamo nella seguente tabella un confronto tra le attività svolte da Quality RE e quelle dell’Agenzia, anche per rendere visibilmente i vantaggi che un’agenzia immobiliare ha nell’avvalersi del servizio di certificazione Fiaip:

ATTIVITA'	Quality re	AGENZIA
Definizione del Sistema di Gestione per la Qualità
Risorse per la gestione del sistema
Rappresentante della direzione
Riesame del sistema qualità da parte della direzione
Pianificazione della qualità
Redazione e verifica documentazione della qualità
Emissione ed aggiornamenti della documentazione
Gestione fornitori
Gestione reclami e non conformità
Gestione delle verifiche ispettive interne
Qualifica degli addetti alle verifiche
Rapporto con l’Ente di certificazione
Pianificazione e gestione della formazione
Risorse per la formazione
Individuazione delle tecniche statistiche
Customer care
Gestione degli obiettivi
Pubblicazioni
Gestione del cliente
Gestione documentazione pratiche
Gestione pubblicità